Privacyverklaring

Over DANS
DANS is een nationaal instituut van de KNAW en NWO en valt onder de rechtspersoon van de KNAW.
Wij zijn ons bewust van onze verantwoordelijkheid bij het verwerken van persoonsgegevens. Iedereen van wie persoonsgegevens door DANS worden verwerkt, moet erop kunnen vertrouwen dat dit zorgvuldig en rechtmatig gebeurt.
DANS verwerkt persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daaruit voortvloeiende privacyregels.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
DANS verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor een specifiek doel. Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de situatie en de dienst waarvan je gebruikmaakt. Wij vragen niet meer gegevens dan nodig.

Het kan bijvoorbeeld gaan om: naam; contactgegevens zoals e-mailadres; organisatie of affiliatie; accountgegevens; gegevens die nodig zijn voor het gebruik van onze diensten.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
DANS verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een rechtmatige grondslag bestaat volgens de AVG. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens omdat:

• je hiervoor toestemming hebt gegeven;
• dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst;
• dit nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
• dit nodig is om vitale belangen te beschermen;
• dit noodzakelijk is voor een taak van algemeen belang;
• DANS hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kun je deze toestemming altijd intrekken.

DANS verwerkt persoonsgegevens onder andere:

• om gebruik van onze datadiensten mogelijk te maken;
• voor deelname aan trainingen, workshops en evenementen;
• voor het versturen van nieuwsbrieven;
• om vragen te beantwoorden via e-mail, telefoon, formulieren of andere communicatiekanalen;
• voor samenwerking en kennisuitwisseling;
• om aan administratieve en financiële verplichtingen te voldoen;
• om onze websites veilig en goed te laten functioneren.
• Persoonsgegevens binnen onze datadiensten

Data Stations:
De Data Stations zijn domeinspecifieke repositories waarin onderzoekers datasets kunnen deponeren, publiceren en raadplegen.

Voor het gebruik van bepaalde functionaliteiten verwerken wij persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor het aanmaken van een account, toegangsbeheer, het indienen van datasets en aanvragen voor toegang tot beperkte data.

Wanneer je een dataset publiceert, kunnen gegevens zoals naam, affiliatie en contactgegevens zichtbaar worden als onderdeel van de metadata van de dataset. Deze informatie is nodig voor wetenschappelijke verantwoording, vindbaarheid en hergebruik van onderzoeksdata.

Wanneer een gebruiker toegang aanvraagt tot data met beperkte toegang, kunnen accountgegevens worden gedeeld met de deposant. De deposant gebruikt deze informatie om een beslissing te nemen over het verlenen van toegang.

Onderzoeksdata kunnen ook persoonsgegevens bevatten. De instelling of onderzoeker die deze data bij DANS onderbrengt, is in principe verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG. DANS treedt hierbij op als verwerker. De instelling of onderzoeker bepaalt ook onder welke voorwaarden de data toegankelijk zijn.

Als jouw persoonsgegevens onderdeel zijn van een dataset, verwijzen wij je voor vragen of het uitoefenen van je privacyrechten in eerste instantie naar de betreffende onderzoeker of instelling. Kun je de verantwoordelijke partij niet bereiken? Neem dan contact op met DANS.

DataverseNL:
DataverseNL is een repository service waarmee deelnemende instellingen hun onderzoekers ondersteunen bij het beheren, delen en publiceren van onderzoeksdata.

Voor het gebruik van DataverseNL kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld voor accounts, toegangsbeheer, het publiceren van datasets en communicatie tussen gebruikers, beheerders en deposanten.

Wanneer je toegang aanvraagt tot data met beperkte toegang, kunnen je gegevens worden gedeeld met de beheerder of deposant van de dataset. Dit ondersteunt een zorgvuldige beoordeling van toegangsaanvragen.

Wanneer je een dataset publiceert, kunnen gegevens zoals je naam en affiliatie onderdeel worden van de metadata van de dataset.

Bij onderzoeksdata met persoonsgegevens is de instelling of onderzoeker die de data beheert in principe verwerkingsverantwoordelijke. DANS beheert de technische infrastructuur en treedt op als verwerker volgens de gemaakte afspraken.

Data Vault:
De Data Vault ondersteunt instellingen bij het veilig bewaren van onderzoeksdata die niet direct openbaar gedeeld kunnen worden.

Voor het gebruik van de Data Vault kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die nodig zijn voor beheer, toegang en ondersteuning van de dienst. De verantwoordelijkheden rond verwerking van persoonsgegevens worden vastgelegd in de afspraken tussen DANS en de betreffende instelling.

Voormalige diensten:
Voor datasets die via voormalige systemen van DANS zijn gedeponeerd, kunnen bestaande afspraken en voorwaarden van toepassing blijven.
Neem contact op met DANS wanneer je hierover vragen hebt.

Beveiliging van persoonsgegevens
DANS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang.

Bewaartermijn van persoonsgegevens
DANS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.
Wanneer sprake is van archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard. In deze gevallen neemt DANS passende maatregelen om je rechten volgens de AVG te beschermen.

Verstrekking aan derden
DANS verstrekt persoonsgegevens alleen aan derden wanneer daarvoor een wettelijke verplichting of rechtmatige grondslag bestaat.
Wanneer wij samenwerken met externe partijen die persoonsgegevens namens DANS verwerken, maken wij afspraken over de bescherming van deze gegevens, bijvoorbeeld via een verwerkersovereenkomst.

DANS kan gebruikmaken van (sub)verwerkers voor onder andere:

• technische ondersteuning van diensten;
• online trainingen en evenementen;
• communicatie en nieuwsbrieven;
• beveiliging en beheer van websites.

 

Websites van derden
Deze privacyverklaring geldt niet voor websites van derden waarnaar DANS verwijst. Wij adviseren het privacybeleid van deze websites te raadplegen.

Jouw privacyrechten
Je hebt volgens de AVG verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens, waaronder:

• recht op inzage;
• recht op correctie of aanvulling;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van verwerking;
• recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• recht van bezwaar;
• recht om niet te worden onderworpen aan volledig geautomatiseerde besluitvorming.

Bij verwerking voor archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden kunnen sommige rechten volgens de AVG beperkt zijn.

Vragen of klachten
Heb je vragen over hoe DANS omgaat met persoonsgegevens of wil je gebruikmaken van je privacyrechten? Neem contact met ons op.
Voor vragen of klachten over de bescherming van persoonsgegevens kun je ook contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de KNAW.
Wanneer je niet tevreden bent over de afhandeling van je klacht, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen
DANS kan deze privacyverklaring wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op de website van DANS.

Inwerkingtreding
Deze privacyverklaring is in werking getreden op 6 augustus 2026.